Site Loader
0
achizițiile și cheltuielile

Scopul achizițiilor

Achizițiile și cheltuielile private au ca scop aprovizionarea companiei cu materii prime, materiale, resurse financiare și umane astfel încât compania să-și poată desfășura activitatea fără sincope.

În același timp, compania nu poate avea foarte mulți bani blocați în materii prime și materiale, sau în oameni nefolosiți. De asemenea, în ceea ce privește resursele financiare, este de dorit să nu existe credite nefolosite pentru care se plătește dobândă. Toate acestea înseamnă costuri care duc la scăderea contribuției de acoperire. De aici rezultă că este necesară o aprovizionare care să fie exact la timpul necesar pentru exact ceea ce este nevoie (compania nu va face achiziții de materii prime necesare unui client care nu este prioritar dacă nu are materii prime pentru cel prioritar).

Pe de altă parte, elementele achiziționate trebuie să corespundă tehnic și calitativ la nevoile companiei care achiziționează. În cazul în care apar elemente necorespunzătoare tehnic printre materiile prime, compania trebuie să întrerupă producția până când sosesc cele corespunzătoare. Această sincopare a producției este generatoare de costuri (pentru că toate costurile fixe curg pe perioada opririi producției).

În al treilea rând este foarte util ca achizițiile de materii prime și materiale să fie negociate din punctul de vedere al costurilor și al elementelor de plată. Trebuie să aveți permanent în vedere elementele de cost pentru a putea avea anumite marje de joc față de alți furnizpri și față de concurență (chiar dacă nu vă poziționați prin prețul scăzut, o contribuție de acoperire crescută vă poate ajuta în fața competitorilor).

În ultimul rând, este important să aveți un portofoliu de furnizori dispuși să lucreze cu dumneavoastră de o manieră neplanificată: în momentul în care clientul schimbă comanda, sau are anumite elemente suplimentare care trebuie să fie produse și pentru asta aveți nevoie de cantități suplimentare, să puteți apela la acești furnizori.

Nu puteți neglija aspectul „stocului de siguranță” – acel stoc de tip tampon din care puteți lua în momentul în care anumiți furnizori întârzie livrările, sau livrările sunt necorespunzătoare, sau aveți nevoie de o cantitate mai mare decât cea care fusese planificată inițial. Pentru calcularea stocului de siguranță se folosesc anumite funcții matematice de optim (care arată ce cantitate din fiecare sortiment trebuie avute în stoc, cu variațiile necesare, și pentru ce clienți).

Din cele scrise mai sus, presupun că înțelegeți că funcția de aprovizionare nu este un element care să fie lăsat la îndemâna oricui și că face parte din funcțiile esențiale ale companiei.

Criteriile de eficiență pentru achizițiile și cheltuielile private

Aceastea sunt:

  1. achiziția bunurilor și serviciilor care trebuie – în funcție de nevoile departamentelor de producție / servicii
  2. achiziția în cantitatea, calitatea și tipul corect
  3. la timpul potrivit
  4. la locul potrivit – și aici intrăm în zona de criterii tehnice
  5. la cele mai mici costuri posibile / la cele mai convenabile costuri posibile (câteodată preferi să plătești mai mult dar să le ai mai repede, aici mai sunt și alte aspecte de luat în calcul, precum rata dobânzii

Sunt câțiva indicatori care pot fi calculați pentru fiecare din aceste criterii.

Achizitorii trebuie să fie foarte atenți la anumite conflicte care pot să apară la stabilirea nevoilor de achiziții, sau conflicte între diverse departamente și management (un departament are nevoie de niște materii prime foarte scumpe și managementul nu e de acord, alt departament are nevoie de multă materie primă în timp ce managementul este preocupat de scăderea costurilor de depozitare, alt departament dorește o investiție, în timp ce managementul nu este sigur că investiția este strict necesară sau este doar o nouă jucărie).

Pentru fiecare companie în parte este necesară alegerea și calcularea indicatorilor proprii de eficiență ai achizițiilor.

Stabilirea nevoilor de achiziții

La nivelul unui an se stabilește planificarea necesară de vânzare (pe cât posibil, cât mai detaliată, eventual pe clienți). Pe baza acestei planificări se stabilește necesarul de producție. În funcție de necesarul de producție se stabilește necesarul de achiziții.

Așa spus, pare foarte simplu, de fapt este destul de complicat: necesarul de achiziții se transformă în planificarea de achiziții care trebuie să fie făcută cât mai detaliat, atât din punctul de vedere al clienților, cât și din punctul de vedere al timpului și al frecvenței (pentru ce clienți, la ce momente și cu ce frecvență). De asemenea, în momentul construirii planului de achiziții trebuie avut în vedere dacă este vorba despre materii prime și materiale perisabile sau nu (în cazul în care sunt perisabile, atunci sunt necesare niște precauții suplimentare).

Este foarte util ca la nivelul companiei să se știe pentru ce clienți se fac anumite achiziții. În acest fel aveți o trasabilitate destul de clară a fluxului real (bunuri) pe care-l puteți compara cu fluxul financiar și puteți observa (rapid) anumite surse de pierdere pe acest traseu. Suplimentar, prin metoda ABC puteți să creați rapid un sistem de evidențiere a costurilor cu materiile prime și să vedeți ce și dacă puteți reduce.

La nivelul compartimentului (departamentului) de achiziții trebuie să fie create anumite limite de compentențe, atât din punctul de vedere al calității, cât și din punct de vedere financiar. Altfel spus, trebuie să fie anumite persoane care să aibă competențe tehnice și care să certifice faptul că elementele achiziționate sunt corespunzătoare. Suplimentar, trebuie să fie anumite persoane care să aibă puterea de a angaja firma în plățile pentru achizițiile necesare.

Sistem de punctare pentru furnizori

Este util să întocmiţi un sistem de notare a furnizorilor (ca la olimpiadă). În interiorul acestui sistem ar trebui să luaţi în calcul următoarele considerente:
1. Calitatea produselor / serviciilor livrate
2. Preţul
3. Timpul de livrare
4. Metodele şi timpul de plată
5. Vechimea în calitate de furnizor

Fiecare dintre aceste criterii (sau altele, dacă simţiţi că sunt utile) pot primi ponderi, iar în funcţie de aceste ponderi se poate calcula nota. Evident, prioritate vor avea furnizorii cu nota cea mai mare. Astfel puteți optimiza foarte mult activitatea privitoare la achizițiile și cheltuielile private.

Auditul furnizorilor pentru achizițiile și cheltuielile private

Ar fi foarte util să știți în ce condiții lucrează furnizorii Dvs. ca să vă livreze ceea ce aveți nevoie. Dacă aveți timp și personal calificat este bine să le faceți un audit. În general, auditul este extrem de util (către necesar) spre companiile de înaltă tehnologie, care, la rândul lor, cumpără tehnologie.

Auditul furnizorilor se face în baza unei fișe de audit care conține, în mare, câteva puncte:

  1. cine sunt furnizorii furnizorului meu?
  2. care este planul de lucru al furnizorului meu pentru fiecare reper pe care mi-l furnizează?
  3. care este vechimea echipamentelor cu care lucrează, gradul de tehnologizare?
  4. care este pregătirea oamenilor, ce face fiecare?
  5. care este politica de calitate a furnizorului meu?
  6. care este sistemul de livrare prin care produsele lui ajung la mine?
  7. care este atmosfera în care lucrează furnizorul meu? atât din punctul de vedere al ambianței – lucrează în spațiu închis sau afară; cât și al climatului de lucru: oamenii sunt nervoși sau bine dispuși, este un mediu zgomotos sau nu, poluant sau nu, etc.
  8. care sunt alți clienți ai furnizorului meu și care sunt condițiile de lucru cu aceștia.

În urma acestui audit puteți decide continuarea lucrului cu acest furnizor pentru  o anumită perioadă de timp, puteți decide să nu mai lucrați cu acest furnizor. (puteți folosi acest audit pentru a căuta nod în papură unui furnizor de care vreți să scăpați, spre exemplu).

Vă doresc succes în business

Post Author: Alin Ivan

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.