Achizițiile private sunt achizițiile făcute de firme. Într-o semi opoziție cu achizițiile publice, modul de funcționare a achizițiilor unei firme poate fi responsabil de însăși existența firmei.
Care ar trebui să fie componentele unui sistem de achiziții private?
- Un sistem de evaluare a furnizorilor – fiecare firmă are o logică și criterii proprii după care-și evaluează furnizorii. Criteriile pot fi următoarele:
- calitate la produsele livrate
- punctualitate la livrare
- acceptare plată întârziată (la 60 – 90 – poate chiar mai multe zile)
- consultanță înainte de livrare (ce să cumperi și de ce)
- accesul privat al clienților pe diverse portaluri ca să poată vedea / urmări statusul comenzilor sau al produselor.
- timpul de montaj al diverselor componente livrate de furnizori
Fiecare dintre aceste criterii poate avea un punctaj pe o scară, în funcție de importanța pe care o acordă clientul (pentru unul poate fi mai importantă punctualitatea, pentru altul acceptarea unei plăți întârziate) și, apoi, pe altă scară, un grad de îndeplinire a acestor punctaje. (adică pentru un client e importantă punctualitatea, are 5 puncte, dar un furnizor anume îndeplinește doar 2 puncte, asta ar însemna că furnizorul respectiv are 10 puncte la acel criteriu. Alt furnizor care este perfect punctual va avea 5 puncte, deci punctajul total pe acest criteriu va fi 25 – este doar un exemplu). Rezultatul acestor punctaje livrează punctajul final al funizorului ca firmă.
2. Un sistem de calculație de costuri – care să calculeze și să facă scenarii ce se întâmplă dacă este aleasă o componentă de la un furnizor sau de la altul. Posibil să fie o componentă care să fie mai ieftină la furnizorul A, dar care să necesite un timp de montaj îndelungat. Posibil să fie o componentă similară sau identică mai scumpă la furnizorul B, dar care să aibă timpul de montaj mult mai scurt. Suma valorilor componentelor și montajului (calculat la valoare ore – om) trebuie să dea cât mai puțin. Posibil să nu am timp de montajul îndelungat al componentei de la furnizorul A pentru că am termen de livrare rapid.
3. Un sistem de proceduri – care să autorizeze cheltuielile făcute în cadrul firmei. Există părerea că achizițiile private se referă la chestii fizice care pot fi pipăite și care, eventual, se pun în produsul final livrat către client. (TOTUL se pune în produsul final livrat către client, inclusiv călătoriile cu taxiul ale administrației). Dar achizițiile se referă și la alte lucruri, alte cheltuieli, care trebuie să fie autorizate (cazări, călătorii, carburanți, etc.). Evident, autorizate peste o anumită sumă. Dar, vă pot da exemplu de la o firmă unde femeia de serviciu călătorea cu taxiul pe banii firmei la o valoare de 3 ori salariul ei lunar net. Suplimentar, sistemul de proceduri ar trebui să poată defini dacă un furnizor poate fi autorizat la plată, pe baza diverselor criterii. De asemenea, procedurile ar trebui să prevină plățile frauduloase (care pot fi cu rea intenție din interiorul firmei, din interiorul furnizorului, sau de la terți – spre exemplu, dacă un furnizor vă anunță că și-a schimbat contul bancar, acest lucru trebuie verificat din multe surse pentru a fi siguri că plătiți furnizorul cu pricina și nu vreo firmă fantomă, iar furnizorul să rămână neplătit).
Achizițiile private, în viziunea mea, înseamnă tot ceea ce cumpără și investește firma, inclusiv investițiile în active fixe, cele de valoare mare. De aceea, trebuie urmărite în mod centralizat pe toată firma și separat pe departamente (sau pe clienți sau pe proiecte, dacă vorbim despre firme mari), astfel încât cheltuielile să fie sub control.
Vă doresc succes în business!
